5 Claves para preparar un evento virtual de éxito

Algo importante a tomar en cuenta es organizar anticipadamente el evento, pero además de ello también existen otros puntos claves que considerar para organizar un evento virtual con éxito. Te compartimos algunos de los más destacados.

1 - Definir objetivos

Establecer qué es lo que se quiere lograr con el evento virtual: 

• Atraer nuevos clientes
• Fidelizar a clientes actuales
• Informar sobre el producto / empresa

La definición de objetivos servirá como guía para saber qué hacer durante la organización del evento. Además, también será de utilidad para definir qué variables medir una vez celebrado el evento virtual. 

2 - Cuidar la imagen

La imagen de un evento va desde lo más evidente (cartel) hasta el más mínimo detalle, como el fondo detrás de la persona en el evento. En este punto hay dos aspectos fundamentales a los que se debe prestar atención: 

Escenografía

Utilizar elementos corporativos en el fondo. Cuidar que no se muestren distractores o se refleje una imagen de desorden. Algunas plataformas permiten difuminar el fondo de la habitación o crear fondos personalizados. La atención debe estar centrada en nuestra persona. 

Etiqueta

Dependiendo de las circunstancias, se puede presentar un aspecto más formal o informal. Sin embargo, siempre es importante cuidar la imagen, como si fuera un evento presencial.

3 - Probar el equipo

Hacer pruebas y asegurarse de que todo el equipo requerido para el evento funciona correctamente. Hacer pruebas de sonido, cámara y preparar todos los documentos que se van a presentar durante el evento. Una sugerencia es hacer las pruebas por lo menos unos 15 minutos antes de empezar. 

Indicar a los participantes los pasos a seguir, preparar un guión a seguir para que todos conozcan en qué momento se puede intervenir. En caso de que la conexión no esté funcionando correctamente en el evento, la opción es sacrificar la imagen: apagar la cámara y asegurar que el ancho de banda se focaliza en el audio. 

4 - Interacción con los participantes

Buscar la manera de interactuar, a través de encuestas, preguntas, concursos y así mantener a la audiencia interesada en el evento y con toda su atención en el mismo. 

Como parte de la interacción, un aspecto fundamental es la creación de vínculos con los asistentes y dar un seguimiento adecuado. Se puede enviar una encuesta de opinión o tener la disposición para resolver dudas. 

También será un gran gesto agradecer la participación y poner a disposición de los participantes el material de apoyo utilizado, grabaciones de vídeo o audio y cualquier otra información útil. Lo más aconsejable es hacer el envío de este material durante las próximas 48 horas de haber concluido el evento.  

5 - Medir el impacto

Crear un informe de resultados que ha tenido el evento. Considerar aspectos como los siguientes: 

• Porcentaje de inscritos que asistió al evento.
• Cuántos se han interesado en los productos o servicios ofrecidos. 
• Impacto en redes sociales, utilizando hashtags, etc. 

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